ระบบบัญชีเริ่มต้นวางอย่างไร

ต้องขอบอกก่อนว่า บัญชี เป็นการรวบรวม แบ่งกลุ่ม จัดกลุ่ม และบันทึก ข้อมูลรายการทางธุรกิจของบริษัทฯ ทุกอย่าง ให้สามารถบันทึกบัญชีได้ให้ถูกต้องตามหมวดหมู่ เพราะฉะนั้นระบบบัญชีจะดี หรือถูกต้องเพียงใด ก็ต้องวางระบบงานต่างๆ ในองค์กรให้ดีด้วย ข้อมูลที่วิ่งมาที่ระบบบัญชี ซึ่งเป็นฝ่ายรับสุดท้าย จะได้มีความถูกต้อง ครบถ้วนตามไปด้วย
ซึ่งในแต่ละบริษัทฯ ไม่จำเป็นต้องมีระบบงานแผนกต่างๆ และระบบบัญชีเหมือนกัน เพราะแต่ละบริษัทฯต้องมีความแตกต่างกันในด้านการดำเนินธุรกิจอยู่แล้ว แต่โดยทั่วไป ระบบที่ต้องออกแบบมีดังนี้
1. ระบบขายและรายได้
2. ระบบซื้อและค่าใช้จ่าย
3. ระบบสต๊อกสินค้า
4. ระบบคลังสินค้า
5. ระบบงานบุคคล
6. ระบบเงินเดือนและการจ่ายเงินเดือน
7. ระบบการวางแผนการผลิต
8. ระบบการผลิต
9. ระบบการบริหารลูกค้า
10. ระบบสินทรัพย์ถาวร
11. ระบบเงินสดย่อย
12. ระบบจ่ายเงินล่วงหน้า
13. และอื่นๆ ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจเป็นหลัก

ERP, ซอฟแวร์ ERP, ระบบ ERP, ERP software

ระบบบัญชี Accounting Information System

ระบบบัญชี (Accounting Information System - AIS) คือ โครงสร้างแผนผังทางเดินเอกสารและข้อมูลทางบัญชี เป็นการออกแบบอยากเป็นระบบระเบียบ เพื่อให้ข้อมูลทางการบัญชีที่ได้เก็บ รวบรวม และวิเคราะห์แล้วมาบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชี กฎหมาย ภาษี และนโยบายการบัญชีของบริษัท

ซึ่งการออกแบบระบบบัญชี แผนผังการเดินของเอกสารและข้อมูลทางการบัญชีนี้ ต้องออกแบบโดยต้องมีการวิเคราะห์และมีระบบการควบคุมภายในที่ดีด้วย เพื่อป้องกันการผิดพลาดจากการทำงาน การสูญหายของข้อมูล ส่งผลให้ข้อมูลทางการบัญชีผิดพลาด ไม่ถูกต้อง หรือไม่ครบถ้วนได้ ซึ่งส่งผลเสียต่อบริษัทฯเป็นอย่างมาก นอกจากนี้ ถ้าระบบการควบคุมภายในไม่ได้แล้ว ยังสามารถก่อให้เกิดการทุจริตภายในองค์ได้อีกด้วย

การวางระบบบัญชี และการวางระบบการควบคุมภายใน สามารถทำได้ทุกองค์การ ไม่จำเป็นเฉพาะต้องทำแต่บริษัทใหญ่ๆเท่านั้น เพราะบัญชีคือหัวใจสำคัญอย่างหนึ่งที่สำคัญต่อการทำธุรกิจ

ปัจจุบัน มีการนำระบบบัญชีที่ถูกออกแบบไว้ดีแล้ว มาทำงานร่วมกับระบบไอทีและระบบสารสนเทศ เพื่อให้การทำงานง่าย รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และป้องกันการทุจริตได้มากขึ้น

ท่านที่กำลังอ่านบทความนี้ ได้เห็นความสำคัญของระบบบัญชี และระบบสารสนเทศเบื้องต้นแล้ว ต่อไปจะมาให้ข้อมูลในเชิงลึกและละเอียดต่อไปนะคะ